幻燈片是PPT中比較重要的元素，關(guān)于它的技巧也相當(dāng)多，筆者在此作了一些搜羅。希望對(duì)大家有所幫助。由于技巧較多，因此分為上、中、下三部分陸續(xù)刊登。這里刊登的是第三部分。

創(chuàng)建一個(gè)摘要幻燈片

有時(shí)，在創(chuàng)建好一個(gè)PowerPoint演示文稿后，可能需要添加一個(gè)簡(jiǎn)介、議程或小結(jié)。其實(shí)，PowerPoint本身就提供了向現(xiàn)有演示文稿中快速添加摘要幻燈片的方法：打開(kāi)需要添加摘要的演示文稿，選擇“視圖”→“幻燈片瀏覽”，并在幻燈片瀏覽視圖中選擇所需幻燈片的標(biāo)題（也可以配合Ctrl和Shift鍵選擇多張幻燈片，當(dāng)然一般應(yīng)當(dāng)選擇那些最能概括該演示文稿的幻燈片作為摘要）。再單擊幻燈片瀏覽工具欄上的摘要幻燈片按鈕，PowerPoint將會(huì)自動(dòng)利用所選幻燈片的標(biāo)題創(chuàng)建名為“摘要幻燈片”的新幻燈片，該幻燈片將出現(xiàn)在所選幻燈片的前面，并作為摘要。

小提示

可以雙擊該幻燈片，更改標(biāo)題、編輯現(xiàn)有項(xiàng)或添加新項(xiàng)來(lái)做進(jìn)一步修改和完善。

快速重復(fù)上一動(dòng)作

在PowerPoint中有時(shí)會(huì)進(jìn)行很多的重復(fù)動(dòng)作，不過(guò)，在執(zhí)行了一個(gè)動(dòng)作后，只要按下F4鍵即可重復(fù)這個(gè)動(dòng)作。F4鍵只是重復(fù)最后一個(gè)動(dòng)作，并不能記錄一系列動(dòng)作，因此不能用它來(lái)完成多于一個(gè)動(dòng)作的操作。

再給我多幾味后悔藥

知道，Windows中的“撤消”（Undo）功能確實(shí)為帶來(lái)了很多的方便。但默認(rèn)情況下，PowerPoint的撤消操作次數(shù)最多只有20次。不過(guò)，完全可以自行定義可撤消的次數(shù)：選擇“工具”→“選項(xiàng)”，然后在彈出對(duì)話框中單擊“編輯”標(biāo)簽，再在“最多可取消操作數(shù)”后在設(shè)置一個(gè)適當(dāng)?shù)拇螖?shù)為止。要注意的是，一般設(shè)置為三四十次即可。如果設(shè)置得太多，會(huì)影響機(jī)器的性能；另外，PowerPoint撤消操作次數(shù)限制為150次。

用我的默認(rèn)文件夾

可能很多并不喜歡把所有文件都保存在“我的文件”文件夾中，因?yàn)樗�位于C盤，弄不好，機(jī)器就會(huì)崩潰，會(huì)造成數(shù)據(jù)丟失。這時(shí)，可以在另外的分區(qū)上建立一個(gè)文件夾，如D:\MyPPT。然后啟動(dòng)PowerPoint，再選擇“工具”→“選項(xiàng)”，在彈出對(duì)話框中單擊“高級(jí)”標(biāo)簽，然后在“默認(rèn)文件位置”中輸入路徑名稱“D:\我的幻燈片”，然后單擊“確定”關(guān)閉對(duì)話框即可。這樣，以后在PowerPoint中保存演示文稿時(shí)，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)轉(zhuǎn)到D:\MyPPT文件夾下。
 

保存早期PowerPoint版本

雖然現(xiàn)在Office XP已經(jīng)很普及了，而且微軟也準(zhǔn)備在明年發(fā)布Office 11，但是仍有很多的地方在使用老版本的Office，如Office 95/97，甚至更早。不過(guò)，在PowerPoint中制作完幻燈片后，可以選擇“文件”→“另存為”，彈出的“另存為”對(duì)話框中的“保存類型”列表中，可以選擇演示文稿的保存類型，如PowerPoint 4.0.PowerPoint 95.PowerPoint 97-2002 & 95等。在做出文件類型的選擇后，輸入文件名，按下“保存”按鈕即可。

你還可以指定保存演示文稿的默認(rèn)格式：選擇“工具”→“選項(xiàng)”，并單擊打開(kāi)對(duì)話框中的“保存”標(biāo)簽，在“將 PowerPoint 文件存為”下拉列表框中選擇相應(yīng)的格式即可。

小提示

在轉(zhuǎn)換時(shí)，Microsoft Graph圖表也可以自動(dòng)轉(zhuǎn)換，以便在早期的版本的Microsoft Graph中打開(kāi)和編輯。如果不希望圖表轉(zhuǎn)換，可在 “保存”選項(xiàng)卡上，清除“保存為早期版本時(shí)轉(zhuǎn)換圖形”復(fù)選框的復(fù)選標(biāo)記。

將最喜歡工作視圖作為默認(rèn)視圖

PowerPoint的默認(rèn)編輯視圖是普通視圖，并帶有“幻燈片”和“大綱”子窗口、備注窗格和幻燈片窗格。如果你更喜歡其他的默認(rèn)視圖（如，只有幻燈片窗格，而沒(méi)有幻燈片縮略圖、大綱或備注等），也可以自定義默認(rèn)視圖：選擇“工具”→“選項(xiàng)”→“視圖”，然后在“默認(rèn)視圖”下邊的下拉列表中，選擇所需的視圖即可。當(dāng)然，如果選擇“保存在文件中的視圖”，那下次打開(kāi)PowerPoint時(shí)，將會(huì)使用保存在當(dāng)前文件中的精確視圖。

在Authorware中使用PowerPoint文件

Authorware和PowerPoint是兩種常用的課件制作軟件，Authorware功能強(qiáng)大，交互性強(qiáng)，而PowerPoint在制作字幕和圖像處理方面較為方便，這兩者結(jié)合能夠制作出使用更加靈活、操作更加方便的多媒體課件。下面將告訴大家如何在Authorware調(diào)用PowerPoint。

啟動(dòng)PowerPoint，并建立一個(gè)用于鏈接到Authorware中的演示文稿文件，命命名為link.ppt。接著打開(kāi)Authorware，并拖動(dòng)一個(gè)顯示圖標(biāo)到流程線上，雙擊該顯示圖標(biāo)打開(kāi)展示窗口，再選擇Insert→OLE Object命令，此時(shí)將會(huì)顯示Insert Object對(duì)話框。選擇“從文件創(chuàng)建”，輸入框中單擊“瀏覽”按鈕找到要先前制作的PowerPoint文件link.ppt，選中其下的“鏈接”復(fù)選框，單擊“確定”按鈕可將link.ppt插入到當(dāng)前文件中，展示窗口中會(huì)出現(xiàn)link.ppt幻燈片的第一屏內(nèi)容。

此時(shí)，選擇Authorware中的Edit菜單，再選擇“Linked 演示文稿 OLE Object ”，選擇Attributes選項(xiàng)，屏幕上將會(huì)出現(xiàn)Object Attributes對(duì)話框。選擇Activation Trigger下拉列表框，選擇Single Click項(xiàng)，再選擇Trigger Verb下拉列表框，從中選擇“放映”項(xiàng)，并注意在對(duì)話框下方選中Package as OLE object復(fù)選框。

設(shè)置完成后，單擊“確定”按鈕即可設(shè)置放映的方式為單擊放映。

這樣，運(yùn)行Authorware，在屏幕上單擊PowerPoint相應(yīng)的圖標(biāo)，即可播放幻燈片。用這一方法制作成的多媒體課件，同時(shí)具有Authorware和PowerPoint兩種軟件的優(yōu)點(diǎn)，所插入的幻燈片如需修改、增添內(nèi)容，只需對(duì)插入的幻燈片對(duì)象直接進(jìn)行修改即可。
 

在PowerPoint中插入幾何畫(huà)板文件

用過(guò)幾何畫(huà)板的人都知道，該軟件提供的很多專業(yè)功能非常強(qiáng)大。只是界面有些欠缺，而PowerPoint則被廣泛地應(yīng)用于很多領(lǐng)域。不過(guò)，完全可以在PowerPoint中插入幾何畫(huà)板文件，制作出幾乎完美的課件。

先安裝這兩個(gè)軟件，然后在PowerPoint和幾何畫(huà)板中把相應(yīng)的文件制作完畢。再啟動(dòng)PowerPoint，打開(kāi)繪圖工具欄，選擇“自選圖形”→“動(dòng)作按鈕”，再用鼠標(biāo)畫(huà)出一個(gè)按鈕，插入按鈕后，PowerPoint會(huì)自動(dòng)打開(kāi)“動(dòng)作設(shè)置”對(duì)話框，在“單擊鼠標(biāo)”選項(xiàng)卡中的“超鏈接到”下拉框中選擇“其他文件”，再在“超級(jí)鏈接到其他文件”對(duì)話框中找到先前制作的幾何畫(huà)板文件，單擊“確定”按鈕即可。

經(jīng)過(guò)上述設(shè)置后，在幻燈片放映時(shí)，只要單擊剛剛新添加的按鈕，即可快速打開(kāi)相應(yīng)的幾何畫(huà)板，而關(guān)閉幾何畫(huà)板后便立即返回到剛才的幻燈片中，非常方便。

演示文稿合并技巧

此功能與Word XP中的文檔合并非常類似，你可以將多個(gè)PowerPoint XP演示文稿合并成一個(gè)，而且每一部分仍保持原來(lái)的外觀：先打開(kāi)一個(gè)PowerPoint演示文稿，選擇“工具”→“比較并合并演示文稿”，在對(duì)話框中找到待合并的目標(biāo)文件，單擊對(duì)話框中的“合并”按鈕。按提示繼續(xù)操作，目標(biāo)文件的所有幻燈片即插入當(dāng)前選中的幻燈片之前，保存后就會(huì)成為一個(gè)新的演示文稿。

幻燈片瀏覽技巧

用鼠標(biāo)選中大綱視圖或幻燈片縮略圖中的幻燈片，可以拖動(dòng)并直接插入橫線指示的新位置。PowerPoint的大綱視圖和幻燈片縮略圖整合為普通視圖，只需單擊“普通視圖”左側(cè)的選項(xiàng)卡標(biāo)簽，就可以看到幻燈片的大綱視圖或幻燈片縮略圖。選中其中的任意一張幻燈片，按上下方向鍵能順序?yàn)g覽演示文稿中的所有幻燈片。

添加并設(shè)置頁(yè)眉

PowerPoint大家平時(shí)只用它來(lái)制作演示文稿，很少有人給自己的演示文稿添上頁(yè)眉頁(yè)腳的。其實(shí)，PowerPoint也為演示文稿準(zhǔn)備了很強(qiáng)的頁(yè)眉和頁(yè)腳功能：只要選擇PowerPoint“視圖”菜單下的“頁(yè)眉和頁(yè)腳”，就會(huì)彈出“頁(yè)眉和頁(yè)腳”對(duì)話框。在這個(gè)對(duì)話框中有兩個(gè)標(biāo)簽，一個(gè)是“幻燈片”標(biāo)簽，另一個(gè)是“備注和講義”標(biāo)簽。在“幻燈片”標(biāo)簽中可以在“幻燈片包含內(nèi)容”中看到一個(gè)復(fù)選框“日期和時(shí)間”，如果這個(gè)復(fù)選框被取消，那么其下的兩個(gè)單選框?qū)⒉荒軌虮患せ睢０阉�選中，并且選中“固定”復(fù)選框，然后即可在固定的文本框中輸入日期如“2002年5月15日制作”等信息，這樣幻燈片頁(yè)眉就設(shè)置好了。但使用這種方法生成的是“固定”日期，還可以選中“自動(dòng)更新”單選框，然后在其下找到一種合適的時(shí)間格式，以后頁(yè)眉上的日期信息就會(huì)隨系統(tǒng)而自動(dòng)更改。
 

添加并設(shè)置頁(yè)腳

選中“頁(yè)腳”復(fù)選框，就能自行設(shè)置頁(yè)腳內(nèi)容，如現(xiàn)在可輸入“太子夢(mèng)幻主頁(yè)制作”等信息。另外，在“頁(yè)腳”的最下方還有一個(gè)“標(biāo)題幻燈片中不顯示”復(fù)選框，如果選中它，那么在“標(biāo)題幻燈片”中將不會(huì)顯示頁(yè)眉和頁(yè)腳。而如果不選中這個(gè)復(fù)選框，那么“標(biāo)題幻燈片”將被顯示，而且會(huì)顯示在幻燈片的頁(yè)眉上而不是頁(yè)腳上！即如果的幻燈片中沒(méi)有“標(biāo)題幻燈片”，那么設(shè)置的“頁(yè)眉和頁(yè)腳”信息只會(huì)被放置到頁(yè)腳部分，而不會(huì)放置到頁(yè)眉部分。這一點(diǎn)，務(wù)必注意。

設(shè)置備注和講義

設(shè)置完了幻燈片的“頁(yè)眉頁(yè)腳”，讓再來(lái)看看“備注和講義”標(biāo)簽中的內(nèi)容。它主要是用于調(diào)整幻燈片備注和講義的頁(yè)眉和頁(yè)腳，其使用方法和使用幻燈片標(biāo)簽是一樣的，不再重復(fù)說(shuō)明。

取消快速保存減肥文檔

選擇“工具”→“選項(xiàng)”，在彈出的對(duì)話框中單擊“保存”標(biāo)簽，再選中“允許快速保存”復(fù)選框，再單擊“確定”關(guān)閉對(duì)話框就可以了。

由于PowerPoint的“快速保存”功能每次保存時(shí)都在文件尾增加本次的更改情況，因此才使得文件存貯了大量修改信息，變得越來(lái)越大。取消了“快速保存”功能，不保存這些信息，因此可以用它來(lái)減肥。

另存文件減肥法

選擇“文件”→“另存為”，再把當(dāng)前PowerPoint文件另存一下即可讓PowerPoint文件減肥，效果絕對(duì)立竿見(jiàn)影！

減小圖片的長(zhǎng)寬

首先看圖片的幾何尺寸有多大，也就是圖片的長(zhǎng)和寬是多少。如果圖片比顯示器屏幕區(qū)域還大，就可以把圖片縮小，一般最多和屏幕一樣大。這步很容易，在畫(huà)筆、Microsoft Photo Editor、PhotoShop等圖形工具中都可以將圖片縮小。一幅BMP圖片，長(zhǎng)和寬都縮小到50%后，文件能減小四倍。

圖片建議保存為JPG文件

有時(shí)拿到兩份同樣幾十頁(yè)的PowerPoint文件，而且圖片數(shù)量、質(zhì)量都差不多，但它們的大小相關(guān)卻很大。這時(shí)最好仔細(xì)檢查一下導(dǎo)入圖片的格式和大小。如果原圖片尺寸很大，最好用圖形處理工具先壓縮一下，而且盡量存成JPG等占用磁盤空間較少的格式。也可以把圖片中無(wú)用的內(nèi)容剪裁掉。

插入WMF格式文件令文檔更小

如果插入的圖片是WMF格式的剪貼畫(huà)，那PowerPoint文件也將會(huì)很小。

內(nèi)部壓縮法

為了減少幻燈片占用的空間，用戶必須采用事先壓縮圖片等手段，影響了幻燈片的制作速度。為了解決這個(gè)問(wèn)題，PowerPoint XP增加了圖片壓縮功能，用戶可以壓縮幻燈片中的一幅或者多幅圖片，而且不影響圖片的質(zhì)量。具體操作方法是：鼠標(biāo)右鍵單擊幻燈片中的圖片，選擇快捷菜單中的“設(shè)置圖片格式”，然后單擊“圖片”選項(xiàng)卡中的“壓縮”按鈕。你可以在“壓縮圖片”對(duì)話框中設(shè)置壓縮的范圍（選中的圖片還是文檔中的所有圖片），選擇或更改分辨率以及是否刪除圖片的裁減區(qū)域等。

使用鏈接的對(duì)象代替嵌入對(duì)象

將對(duì)象嵌入到Word文檔中后，可以將原對(duì)象刪除，這樣顯然是方便了許多。但這一方面會(huì)增加文檔的容量，二來(lái)不便于對(duì)象的修改。其實(shí)，使用鏈接對(duì)象不僅僅可以在源文件中的內(nèi)容改變時(shí)，方便地更新PowerPoint文檔中的內(nèi)容，同時(shí)也能夠使文檔的容量變小。

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